辨别在人事档案工作中具备要紧地位。在人事档案管理学的理论研究中，很多著作都借鉴和吸取了档案学的研究成就。尤其是对人事档案工作环节方面的研究，更有很多相同之处，常见觉得，无论人事档案工作内容与其他档案工作内容有多大差异，就其工作环节而言，则大体相似。
1、人事档案辨别工作有哪些用途
（一）人事档案材料的辨别工作是人事档案管理工作的最重要环节。对于采集起来的杂而乱的人事档案材料进行清理和辨别，确定和进行取舍，是人事档案整理工作的基础。倘若略去这一环节，不该归档的没清理出去，该归档的又没收进去，就会直接影响后面的环节，甚至导致整个工作的全部返工。
（二）人事档案材料的辨别工作与人事档案工作的其他环节工作有着紧密的联系。比如，通过辨别工作，可以发现什么档案材料不齐全，以便准时采集，同时还可以提升采集工作在来源上的水平，不应把―些非必须的、没价值的材料都采集起来。再譬如，辨别工作的水平高低，直接关系到人事档案保管工作，通过辨别，把那些无需归档的材料从档案中剔除出去，降低档案的份量，可以节省馆库面积，有益于保管工作。除此之外，辨别工作还可以促进人事档案借助工作的拓展。辨别工作中取舍适合、合理，就能保证人事档案的真实性和精炼性，不然一旦该归档的材料销毁了，就不可复得了，会给党的事业导致非必须的损失。
2、辨别工作的内容范围
（一）判断材料是不是是本人。辨别这个问题的主要办法是：
1.辨认名字的异同。下列几种状况很容易混淆。
（1）同姓同名。这是最易混淆也最难发现的一种状况。对这样的情况的辨认办法是逐份地核对同姓同名的材料，特别是核对材料上的籍贯、年龄、家庭出身、本人成份、入党时间、参加工作时间、薪资级别等状况是不是相同。主要历程是不是―致。为了达到互相印证的目的，要尽量地多核对一些项目，使辨别结论有靠谱的依据和基础。
（2）同姓异名或异姓同名。这是采集人事档案材料时导致的。辨别时要特别留神材料上的名字，对那些名字有某些相同之字的材料，更要提升警惕。假如在辨别材料时只注意看内容，而不大注意看名字，就比较容易让那些同姓异名或异姓同名的材料蒙混过去。
（3）一人多名。有些人在不同时期有不一样的名字，譬如孩童时期有小名（或叫乳名），上学时有学名，还有些人有字号、笔名、化名等等，假如不认真辨认，就比较容易使以个人的档案材料身首异地。分辨这样的情况的办法有三种：第―，核对后期材料名字栏内曾用名，是不是有与前期原名相同的名字;第二，清查档案内是不是有更改名字的报告和审批材料;第三，将不同名字的材料内容进行核对，看看每份材料的年龄、籍贯、历程等状况是不是相同。
2.辨认材料的内容和用途，其主要办法是：（1）看内容。即审核材料的内容是不是与该职员的问题有关，譬如政审材料中所反映的内容与该职员的结论是不是有内在联系，是不是是结论的依据。（2）看作用与功效。譬如对于证明材料，要详细审察，看此材料用于证明哪个的问题，也就是被证明人是哪个？假如被证明人不是该职员，那样这份材料一般也就不是该职员的。该职员所写的证明别人问题的材料，因为它的作用不是证明该职员的，所以不该归入该职员档案中。
（二）判断材料是不是是人事档案
一个人的档案材料包含人事档案内容的材料及非人事档案内容的材料两大多数。在非人事档案材料之中，有些是是文书、业务考绩、案件等档案内容的材料，有些是本人保存的材料，有些是应转送有关部门处置的材料，辨别工作的任务就是将人事档案材料与非人事档案材料严格区别开来，择其前者归档，并将那些非人事档案内容的材料另加处置。
（三）判断材料是不是真实、准确
做人事档案工作需要讲究实事求是，来不能半点不真实和含糊其词，由此需要人事档案材料所记述的内容需要真实而且准确，不可以前后矛盾，模棱两可。在辨别工作中一旦发现内容不属实，看法不清楚、言词不达意或词义含混的状况，应立即退回外贸原单位重新改正。
（四）判断材料有无重复
要维持人事档案的精炼，重份材料或内容重复的材料需要剔除。辨别的时候，无论是正本还是副本，仅需保留一份，多余的可以剔出。譬如有些人在入党之前写了很多份入党申请书，辨别时可以只选取其中内容最完整、手续最齐全、字迹最了解的归入本人档案的正本和副本中即可。
（五）确定材料是不是有保存价值
归档的材料要能反映个人的政治思想、业务能力、工作成绩、专长喜好等方面倩况。对于一些没价值或价值不大的材料与似是而非、模棱两可、不可以说明问题、没定论、起不了说明用途的旁证材料，不要归档，特别对内容虚假、不准确、甚至诬蔑陷害等材料更不可以归入。
3、对不在归档范围的材料的处置
对不归档材料的处置主要有下列四种办法：
（一）转。但凡经过辨别，并不是本人的材料，或者根本不在归档之列的材料，需要剔出转给有关单位保存或处置。
（二）迟。对于最近形成的某些档案材料，手续不够完备，或者内容还需要查对核实的，需要提出具体的建议，退回有关单位，等到外贸原单位修改补充后再行交回。假如材料应退回去的，需要经过领导批准退回本人，并办理相应的手续。
（三）留。但凡不是人事档案的范围，但非常有保存价值的有关参考资料，经过整理将来，应由组织或人事部门作为业务资料保存。
（四）毁。经人事档案部门辨别后，确实没保存价值的材料，应当根据有关规定作销毁处置。销毁的材料应当细心检查，逐份登记，写清销毁理由，经主管领导批准后，才能销毁。
